Dataskydd och behandling av personuppgifter inom arbets- och näringsbyråernas arbetskrafts- och företagsservice

23.11.2020

Som offentlig arbetskrafts- och företagsservice erbjuds arbetsförmedling, information och rådgivning, kompetensutveckling och service för att starta och utveckla företagsverksamhet. Till den offentliga arbetskrafts- och företagsservicen hör också sakkunnigbedömningar som gäller enskilda kunders serviceprocess samt stöd och ersättningar enligt denna lag. Bestämmelser om tryggande av arbetslösa arbetssökandes försörjning finns i lagen om utkomstskydd för arbetslösa. I uppgifterna enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa ingår även anordnandet av kundservicen om export av arbetslöshetsförmåner vid EU-jobbsökning och informationsutbytet.

Service som stöder sysselsättningen av enskilda kunder stöder samtidigt företags och andra arbetsgivares tillgång till arbetskraft. I den arbetskrafts- och företagsservice som erbjuds företag och arbetsgivare ingår arbetsförmedling, informations- och rådgivningsservice, lönesubvention, arbetsträningsservice, gemensam anskaffning av utbildning och avgiftsbelagd service för utvecklande av företagsverksamheten. Nya företagare stöds genom informations- och rådgivningsservice, bedömning av företagarfärdigheterna och förutsättningarna för företagsverksamhet, karriärträning, arbetsprövning, företagarutbildning och startpeng.

Om kundens ärende överförs till försök enligt den tidsbegränsade lagen om kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen, som träder i kraft den 1 januari 2021, omfattar dataskyddsbeskrivningen även kommunförsöket. Mer information om kommunförsök och försöksområdena finns på Kommunförbundets och arbets- och näringsministeriets webbplatser.

Information om kommunförsök och försöksområdena på Kommunförbundets webbplats (kommunforbundet.fi, på finska)

Information om kommunförsök och försöksområdena på arbets- och näringsministeriets webbplats (tem.fi)

Målet med den Sektorsövergripande samservicen är att främja sysselsättningen av arbetslösa genom att utifrån deras servicebehov erbjuda dem offentlig arbetskraftsservice och social-, hälsovårds- och rehabiliteringstjänster via en samarbetsmodell där arbets- och näringsbyrån, kommunen och Folkpensionsanstalten gemensamt utvärderar arbetslösas servicebehov, planerar ändamålsenliga servicehelheter med tanke på sysselsättningen av arbetslösa och ansvarar för att sysselsättningsprocessen för arbetslösa fortskrider och följs upp.

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Arbets- och näringsbyråns kundregister

Närings-, trafik- och miljöcentralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter (i fortsättningen UF-centret) ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem är allmänt funktionsdugligt och registerfunktionerna enhetliga samt för utveckling och underhåll av informationssystemen. Arbets- och näringsbyråerna ansvarar för att arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem om deras egna kunder är korrekta. Arbets- och näringsförvaltningens kundservicecenter ansvarar för att uppgifter som införs i arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem i samband med kundsamtal och andra kontakter är korrekta.

Det elektroniska utbytessystemet EESSI för socialförsäkringsinformation

Folkpensionsanstalten ansvarar för EESSI-systemets allmänna verksamhet och för att verksamheten är lagenligt samt ansvarar för användbarheten, integriteten, oföränderligheten, skyddet av, förvaringen och förstöringen av uppgifterna i informationssystemet.

Arbets- och näringsbyråerna och arbets- och näringsförvaltningens kundservicecenter är registeransvariga för de uppgifter som behandlas i deras system och ansvarar för att samla in logguppgifter för uppföljning för de elektroniska dokument som förmedlats eller erhållits via deras system.

Registeruppgifter i informationssystemet

Kontaktuppgifter till arbets- och näringsbyråerna

Kundinformationssystemets allmänna funktion och enhetlighet

kirjaamo.keha(at)ely-keskus.fi

NTM-centralernas, arbets- och näringsbyråernas och UF-centrets dataskyddsansvariga

tietosuoja.keha(at)ely-keskus.fi

Behandling av personuppgifter

Personuppgifter sparas i personregistren endast av grundad anledning. Personuppgifter i registret fås av personen själv, och de bildas i olika servicesammanhang i e-tjänsterna för personkunder, per telefon och vid ärenden som uträttas under besök.

Uppgifter överlämnas ur personregister vid andra statliga myndigheter, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, kommunala myndigheter, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassorna, Pensionsskyddscentralen, Arbetslöshetsförsäkringsfonden, dem som producerar offentlig arbetskrafts- och företagsservice och dem som anordnar arbetsprövning som anges i 4 kap. 5 § (lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, 12 kap. 6 § 1 mom.).

Uppgifter som gäller arbetserbjudanden samt rekryteringslösningar som riktar sig till personen fås från arbetsgivarna.

För personuppgifter som fåtts från någon annan än den registrerade själv, antecknas i registret varifrån uppgiften fåtts och vem som antecknat den.

Vi sparar bland annat följande kunduppgifter:

  • identifierings- och kontaktuppgifter
  • uppgifter som har samband med kundrelationen till arbets- och näringsbyrån och kundbesöken vid byrån
  • uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrkeskunskaper
  • uppgifter om servicebehov och planer
  • uppgifter om arbetserbjudanden och presentationer för arbetsgivare
  • uppgifter om hälsotillstånd och andra uppgifter som krävs för tillhandahållande av arbets- och näringsbyråns tjänster
  • arbetskraftspolitiska utlåtanden
  • uppgifter om arbets- och näringsförvaltningens service och förmåner.

Uppgifterna behövs för att sköta lagenliga uppgifter, för att tillhandahålla service och för kontakter
enligt bestämmelserna i följande lagar:

Lag om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, 916/2012
Lag om utkomstskydd för arbetslösa, 1290/2002
Lag om alterneringsledighet, 1305/2002
Lag om främjande av integration, 1386/2010
Lag om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte, 189/2001
Lag om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen, 1369/2014
Lag om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen, 352/2010.


Ärenden ska som regel skötas via e-tjänsterna. Att besöka serviceställena, sköta ärenden per telefon och skicka papperspost är också möjligt.

I TE-tjänsternas Lediga jobb-tjänsten samt i E-tjänsten för inledandet av personkunders jobbsökning används analysverktyget Matomo för uppsamling av statistikuppgifter.

Dylika uppgifter är t.ex.

  • hur mycket besökare tjänsten har
  • med vilka dataterminaler man har använt tjänsten
  • från vilken webbadress användarna har besökt tjänsten
  • enskilda sidor, som användarna besökt

De uppgifter som man samlar in med analysverktyget innehåller aldrig personens namn, personbeteckning eller annan motsvarande identifierbar information. TE-tjänsterna strävar inte efter att identifiera en enskild besökare av webbplatsen utgående från denna information. Ifall användaren har gjort ”Do Not Track”-inställningen i webbläsaren, samlar analysverktyget inte webbinformation eller följer med den.

Av orsaker som hänför sig till dataskyddet rekommenderar vi att ärenden inte sköts per e-post. Om en personkund ändå sköter ärenden per e-post, ska kunden ombesörja att förbindelsen omfattas av ett tillräckligt skydd. Vi kan inte per e-post svara på frågor som gäller personliga omständigheter och som kräver användning av konfidentiella uppgifter. På så sätt kan vi säkerställa att uppgifterna inte kommer i fel händer. Vi kan bara svara på allmän nivå per e-post och vi använder skyddad e-post. I anslutning till skötseln av lagstadgade uppgifter kan vi skicka kunderna e-post med allmän information om olika sysselsättningsfrämjande tjänster.

Personuppgifter behandlas endast i samband med att lagstadgade uppgifter sköts. Anställda inom TE-tjänsterna behandlar uppgifter inom ramen för sina arbetsuppgifter och serviceproducenter inklusive underleverantörer på basis av sitt avtal. Arbets- och näringsbyrån har förpliktat serviceproducenten att behandla personuppgifter i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen Kunduppgifter är sekretessbelagda och anställda som behandlar dem har tystnadsplikt.

Personuppgifterna behandlas även för att genomföra den kundtjänst som gäller exporten av arbetslöshetsförmåner vid EU-jobbsökning. Syftet med behandlingen av personuppgifter i det elektroniska utbytessystemet för socialförsäkringsinformation (EESSI) är att utbyta information om exporten av arbetslöshetsförmåner då EU-ländernas medborgare mellan behöriga arbetsfömedlings- och arbetslöshetsskyddsmyndigheter i EU/EES-länder eller Schweiz.

Anonymiserade uppgifter används för att utveckla informationssystemet och servicen. De personer som gör utvecklingsarbete är antingen i ett tjänsteförhållande och omfattas därmed av sekretessbestämmelserna eller också är de anställda av serviceproducenten, som har avtalsenligt sekretessplikt.

Lagstiftningen reglerar förvaringen av uppgifter. Uppgifterna i och förvaringstiderna för arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem anges i planen för informationsstyrning. UF-centralen  ansvarar för upprätthållandet av planen. Kunduppgifterna avlägsnas ur arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem i regel fyra år efter att kundrelationen har upphört. Riksarkivet har i enlighet med arkivlagen (831/1994) fastställt att en del av kunduppgifterna i arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem ska förvaras varaktigt. Uppgifter som ska förvaras varaktigt överförs till riksarkivet för förvaring efter att de avlägsnats från arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem.

Överlåtande av uppgifter

Vi kan överlåta endast sådana uppgifter till arbetsgivare som kunden har gett skriftligt samtycke till
och som förutsätts för att en arbetsplats ska besättas. Sådan uppgifter är bl.a:

  • arbetssökandens namn och kontaktuppgifter, modersmål, andra språkkunskaper och nationalitet
  • arbetssökandens utbildning och avlagda yrkesexamina samt innehållet i dem i behövliga delar och vitsord
  • arbetshistorik med de uppgifter som framgår i arbetsintyget
  • specialkompetens, önskemål om arbete och utbildning samt ett CV för arbetsgivaren som arbetssökanden själv skrivit
  • i syfte att reda ut förutsättningarna för ingående av ett arbetsavtal för viss tid uppgifter om att en person har varit arbetslös arbetssökande utan avbrott under de föregående 12 månaderna.

Uppgifter om hälsotillstånd som en kund har överlåtit till TE-tjänsterna eller som har överlåtits med kundens samtycke kan överlåtas till en arbetsgivare endast på basis av ett specificerat skriftligt samtycke

En arbetsgivare har också rätt att veta om en tidigare arbetstagare är arbetssökande vid en arbets- och näringsbyrå när arbetsgivaren verkställer sin skyldighet att återanställa arbetstagaren enligt arbetsavtalslagen.

Arbets- och näringsbyrån, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassorna samt utländska anstalter som är behöriga att behandla uppgifter som gäller personens jobbsökning och arbetslöshetsskydd har  sinsemellan rätt att utbyta uppgifter som inverkar på personens rätt att få arbetslöshetsförmån.  (Lagen om utkomstskydd för arbetslösa 11 kap. 4a § samt 13 kap. 1 och 3 §, Lagen om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen.)

Kunduppgifter överlåts till andra myndigheter om det finns bestämmelser om detta i lagen eller om kunden har gett sitt samtycke till det. Informationen i uppgiften som ska överlåtas beror på omfattningen av behörigheten hos den myndighet som begär uppgiften. Myndigheter som har rätt att begära kunduppgifter är till exempel PSC, KEVA, Migrationsverket, polisen, den sociala myndigheten och utsökningsmyndigheten.

Arbetsförmedlingsstatistiken

Utifrån uppgifterna i arbets- och näringsbyråernas kundinformationssystem produceras månatligen arbets- och näringsministeriets Arbetsförmedlingsstatistik.

Överlåtande av uppgifter för forskningsändamål

På basis av forskningstillstånd som UF-centret har beviljat kan uppgifter i detta personregister överlåtas för forskningsändamål, bl.a. statistikföring, vetenskaplig forskning eller myndigheters planeringsarbete. Innehållet i uppgifterna som ska överlåtas fastställs i enlighet med forskningsplanen som bifogats till ansökan om forskningstillstånd.

Tjänsteanvändarens rättigheter

I egenskap av tjänsteanvändare har du rätt att bl.a. får information om de uppgifter som sparas om dig. Du kan granska uppgifterna som TE-tjänsterna har samlat in och vid behov uppdatera dem.

Rätten att granska egna uppgifter, rättelse och komplettering av uppgifterna

Via webbplatsen TE-tjanster.fi kommer du till TE-tjänsternas E-tjänster för personkunder, där alla webbtjänster för personkunder finns samlade på en och samma plats. Webbtjänsterna för personkunder använder arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem (URA). Via E-tjänsterna kan du se dina kunduppgifter.

Du har rätt att granska kunduppgifterna i arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem. Detta kan i första hand göras via e-tjänsterna. Vid behov kan du kräva att felaktiga uppgifter rättas Uppgifterna uppdateras i tjänsten ungefär en dag efter att ändringen har gjorts.

E-tjänsterna kräver s.k. stark autentisering (bankidentifiering, mobilcertifikat, certifikatkort). Om du inte har tillgång till en sådan, kan du lämna en skriftlig begäran om granskning med en blankett Dessutom ska en eventuell begäran om rättelse alltid göras skriftligen och även undertecknas. I en skriftlig begäran ska du precisera vilket personregister din begäran om granskning eller begäran om rättelse avser.

När du vill granska dina uppgifter (tietosuoja.fi)

När du vill rätta dina uppgifter (tietosuoja.fi)

Skriv under begäran om granskning eller rättelse och lämna in den till den arbets- och näringsbyrå där du är eller har varit kund. Oftast är detta arbets- och näringsbyrån på din bostadsort. Blanketten
kan skickas antingen per post eller e-post till arbets- och näringsbyråns registratorskontor eller lämnas in genom att besöka arbets- och näringsbyrån. Kontaktuppgifterna till arbets- och näringsbyråerna. Avsändaren av ett e-postmeddelande måste se till att kryptera e-postmeddelandet för att säkra integritetsskyddet.

Kontaktuppgifter till arbets- och näringsbyråerna

När arbets- och näringsbyrån har fått din skriftliga begäran om granskning, skickas de uppgifter som finns om dig i arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem som rekommenderat brev till Postis närmaste serviceställe. Om du begär svaret på registratorskontoret vid din arbets- och näringsbyrå, kontrolleras din identitet med hjälp av pass, ID-kort eller körkort.

Arbets- och näringsbyrån kan också erbjuda möjlighet till gemensam genomgång av uppgifterna. Om det inte finns några uppgifter om dig i arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem, får du besked om det per post. Även svaret på din begäran om rättelse skickas per post. Tillsammans med svaret får du reda på vilket sätt uppgifterna om dig rättats i registret. Om den arbets- och näringsbyrå som är personuppgiftsansvarig vägrar att genomföra den begärda rättelsen, lämnar arbets- och näringsbyrån ett skriftligt intyg om vägran.

Logguppgifterna som informationssystemet producerar är inte kunduppgifter i personkundregistret.
Logguppgifter överlåts endast till myndigheter på basis av en separat uppgiftsbegäran. 
Logguppgifterna används för utredning av eventuella misstankar om missbruk.

Begränsa behandlingen

Rätten att motsätta sig behandlingen av personuppgifter tillämpas inte i samband med att myndigheter sköter sina lagstadgade uppgifter.

Ångra samtycke till användning av uppgifter

Du kan begära att en aktör som fått ditt samtycke till användningen av uppgifter avlägsnar samtycket.

Besvär eller klagomål gällande behandlingen av personuppgifter

Vid behov kan du lämna in besvär eller klagomål om behandlingen av dina uppgifter till dataskyddsombudsmannen.
Om du behöver mera information om behandlingen av dina personuppgifter vid arbets- och näringsbyrån ber vi dig kontakta dataskyddsansvarige på adressen tietosuoja.keha(at)ely-keskus.fi.

Distribution 
Arbets- och näringsbyråerna, arbets- och näringsförvaltningens kundservicecenter, UF-centret

För kännedom 
Arbets- och näringsministeriet, NTM-centralerna