Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely TE-toimiston tuottamissa työvoima- ja yrityspalveluissa

12.10.2020

Julkisena työvoima- ja yrityspalveluna tarjotaan työnvälityspalveluita, tieto- ja neuvontapalveluita, osaamisen kehittämispalveluita sekä yritystoiminnan käynnistämis- ja kehittämispalveluita. Julkiseen työvoima- ja yrityspalveluun kuuluvat myös henkilöasiakkaan palveluprosessiin liittyvät asiantuntija-arvioinnit sekä tämän lain mukaiset tuet ja korvaukset. Työttömän työnhakijan toimeentulon turvaamiseen liittyviä tehtäviä hoidetaan työttömyysturvalain mukaisesti. Työttömyysturvalain mukaisiin tehtäviin liittyy myös EU-työnhakuun liittyvän työttömyysetuuksien maastavientiin koskevan asiakaspalvelun ja tiedon vaihdon järjestäminen.

Palvelu, joka tukee henkilöasiakkaan työllistymistä, tukee samalla yrityksen tai muun työnantajan työvoiman saantia. Yrityksille ja työnantajille tarjottavia työvoima- ja yrityspalveluita ovat työnvälitys, tieto- ja neuvontapalvelut, palkkatuki, työhönvalmentajan palvelut, yhteishankintakoulutus ja maksulliset yritystoiminnan kehittämispalvelut. Alkavaa yrittäjyyttä tuetaan tieto- ja neuvontapalveluilla, yrittäjävalmiuksien ja yritystoiminnan edellytysten arvioinnilla, uravalmennuksella, työkokeilulla, yrittäjäkoulutuksella ja starttirahalla.

Mikäli asiakkaan asiointi siirtyy 1.1.2021 voimaan tulevan määräaikaisen kuntien työllisyyskokeilua koskevan lain mukaiseen kokeiluun, tietosuojaseloste koskee myös kuntakokeilua. Lisätietoa kuntakokeilusta ja kokeilualueista Kuntaliiton sekä työ- ja elinkeinoministeriön verkkosivuilla.

Työllisyyskokeilu (kuntaliitto.fi) 

Työllisyyskokeilut (tem.fi)

Monialaisen yhteispalvelun tavoitteena on edistää työttömien työllistymistä tarjoamalla heidän palvelutarpeensa mukaisia julkisia työvoimapalveluja sekä sosiaali-, terveys- ja kuntoutuspalveluja yhteistyömallilla, jossa TE-toimisto, kunta ja Kansaneläkelaitos yhdessä arvioivat työttömien palvelutarpeet, suunnittelevat työttömien työllistymisen kannalta tarkoituksenmukaiset palvelukokonaisuudet sekä vastaavat työttömien työllistymisprosessin etenemisestä ja seurannasta.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Työ-ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmä

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (jatkossa KEHA-keskus) vastaa rekisterinpitäjänä Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän yleisestä toimivuudesta ja rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä sekä tietojärjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta. TE-toimistot vastaavat Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän tietojen oikeellisuudesta omien asiakkaidensa osalta. TE-asiakaspalvelukeskus vastaa asiakaspuhelujensa ja muiden kontaktiensa yhteydessä Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmään tallennettujen tietojen oikeellisuudesta.

Sosiaaliturvatietojen sähköinen vaihtojärjestelmä EESSI 

Kansaneläkelaitos vastaa EESSI-järjestelmän yleisestä toiminnasta ja toiminnan lainmukaisuudesta sekä vastaa tietojärjestelmässä olevien tietojen käytettävyydestä, eheydestä, muuttumattomuudesta, suojaamisesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä.

Työ- ja elinkeinotoimistot ja TE-asiakaspalvelukeskus on tietojärjestelmässä käsiteltävien omien tietojensa rekisterinpitäjä ja vastaa näiden tietojen sekä järjestelmän kautta sille välitettyjen tai käyttöön annettujen sähköisten asiakirjojen osalta lokitietojen keräämisestä tietojen käytön seurantaa varten.

Tietojärjestelmän rekisteritiedot

TE-toimistojen yhteystiedot

Asiakastietojärjestelmän yleinen toimivuus ja yhtenäisyys

Työ-ja elinkeinoministeriön yhteystiedot (tem.fi)

ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen tietosuojavastaava  

tietosuoja.keha@)ely-keskus.fi

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja tallennetaan henkilörekistereihin vain perustellusta syystä. Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa henkilöasiakkaan Oma asiointi -palvelussa, puhelimessa ja käyntiasiointien yhteydessä.

Tietoja saadaan luovutuksina henkilörekistereistä muilta valtion viranomaisilta, Digi- ja väestötietovirastolta, kunnan viranomaiselta, Kansaneläkelaitokselta, työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työttömyysvakuutusrahastolta, julkisten työvoima- ja yrityspalvelujen palveluntuottajalta sekä 4 luvun 5 §:ssä tarkoitetun työkokeilun järjestäjältä (Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 12 luku 6 § 1 momentti).

Tietoja työtarjouksiin liittyvistä sekä henkilöön kohdistuvista rekrytointiratkaisuista saadaan työnantajilta.

Kun rekisteriin tallentuva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merki-tään, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

Tallennamme muun muassa seuraavia asiakastietoja:

  • tunniste-ja yhteystiedot
  • TE-palvelujen asiakkuuteen ja asiointiin liittyvät tiedot
  • koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot
  • palvelutarvetta ja suunnitelmia koskevat tiedot
  • tiedot työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille
  • TE-palvelujen tarjoamisen edellyttämät terveydentila- ja muut tiedot
  • työvoimapoliittiset lausunnot
  • tiedot työ-ja elinkeinohallinnon palveluista ja etuuksista.

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa: 

Laki julkisesta työvoima-ja yrityspalvelusta, 916/2012

Työttömyysturvalaki, 1290/2002

Vuorotteluvapaalaki, 1305/2002

Laki kotoutumisen edistämisestä, 1386/2010

Laki kuntouttavasta työtoiminnasta, 189/2001

Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta, 1369/2014 

Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta, 352/2010

Asiointi tapahtuu pääsääntöisesti sähköisiä asiointipalveluja hyödyntäen. Asiointi paikan päällä, puhelinasiointi ja paperipostin lähettäminen on myös mahdollista.

TE-palvelujen Avoimet työpaikat -palvelussa ja henkilöasiakkaan työnhaun aloituksen asiointipalvelussa käytetään tilastotietojen keräämisessä Matomo -analytiikkatyökalua. 

Tällaista tietoa on esimerkiksi

  • kuinka paljon palveluissa on kävijöitä
  • millä päätelaitteilla palvelua on käytetty
  • mistä verkko-osoitteesta kävijät ovat vierailleet palveluissa
  • yksittäiset sivut, joilla kävijät ovat vierailleet.

Analytiikkatyökalun keräämät tiedot eivät koskaan sisällä henkilön nimeä, henkilötunnusta tai muuta vastaavaa yksilöivää tietoa. TE-palvelut ei pyri tunnistamaan yksittäistä sivustolla kävijää tämän tiedon perusteella. Mikäli käyttäjä on määritellyt verkkoselaimessa ”Do Not Track”-asetuksen, analytiikkatyökalu ei kerää eikä seuraa selaustietoja.

Emme suosittele sähköpostiasiointia tietoturvasyiden vuoksi. Mikäli henkilöasiakas kuitenkin asioi sähköpostilla, tulee asiakkaan huolehtia yhteyden riittävästä sähköpostin suojaamisesta. Emme voi vastata sähköpostilla kysymyksiin, jotka liittyvät henkilökohtaiseen tilanteeseen ja vaativat luottamuksellisten tietojen käyttöä. Näin varmistamme, etteivät tiedot joudu vääriin käsiin. Annamme vastauksia sähköpostilla vain yleistasolla tai vastaamme suojatulla sähköpostilla. Lakisääteisten tehtävien hoitoon liittyen voimme lähettää asiakkaalle sähköpostilla tietoa erilaisista työllistymistä edistävistä palveluista yleisellä tasolla.

Annettuja henkilötietoja käsitellään vain lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tietoja käsittelevät työtehtäviensä mukaisesti TE-palvelujen työntekijät sekä sopimusperusteisesti toimivat palveluntuottajat alihankkijoineen. TE-toimisto on velvoittanut palveluntuottajaa toimimaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevällä henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietoja käsitellään myös EU-työnhakuun liittyvien työttömyysetuuksien maastavientiin koskevan asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Sosiaaliturvatietojen sähköisessä vaihtojärjestelmässä (EESSI) tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on EU-maiden kansalaisten liikkuessa työttömyysetuuksien maastavientiin liittyvän tiedon vaihto EU-/ETA-maiden tai Sveitsin toimivaltaisten työvoima- ja työttömyysturvaviranomaisten välillä.

Anonymisoituja tietoja käytetään tietojärjestelmän ja palvelujen kehittämiseksi. Kehitystyötä tekevät henkilöt ovat virkasuhteessa toimivia henkilöitä, joita koskee salassapitosäädökset tai palveluntuottajan henkilöstö, joilla on sopimusperusteisesti salassapitovelvollisuus.

Tietojen säilyttämistä ohjaa lainsäädäntö. Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän tiedot ja niiden säilytysajat on lueteltu tiedonohjaussuunnitelmassa, jonka ylläpidosta vastaa KEHA-keskus. Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmästä asiakastiedot poistetaan pääsääntöisesti neljän vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä. Osan Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän asiakastiedoista Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen.

Tietojen luovuttaminen

Työnantajille voimme toimittaa vain ne tiedot, joita työpaikan täyttö edellyttää ja joiden luovuttamiseen on asiakkaan kirjallinen suostumus. Tällaisia tietoja ovat mm.:

  • työnhakijan nimi ja yhteystiedot, äidinkieli, muu kielitaito ja kansalaisuus
  • työnhakijan koulutus ja suorittamat ammatilliset tutkinnot sekä tarpeellisin osin niiden sisältö ja arvosanat
  • työhistoria työtodistuksesta ilmenevine tietoineen
  • erityisosaaminen, työ-ja koulutustoiveet samoin kuin työnhakijan itsensä laatima työnhakuesittely työnantajia varten
  • määräaikaisen työsopimuksen solmimisedellytysten selvittämiseksi tieto henkilön yhdenjaksoi-sesta työttömänä työnhakija olosta edellisen 12 kuukauden aikana.

Asiakkaan TE-palveluille luovuttamat tai hänen suostumuksellaan toimitetut terveystiedot voidaan luovuttaa työnantajalle vain yksilöidyn kirjallisen suostumuksen perusteella.

Työnantajalla on myös oikeus tietää, onko entinen työntekijä työnhakijana TE-toimistossa, kun hän toteuttaa työsopimuslain mukaista takaisinottovelvollisuuttaan.

TE-toimistolla, Kansaneläkelaitoksella, työttömyyskassoilla sekä ulkomaisilla laitoksilla, joilla on toimivalta käsitellä henkilön työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tehtäviä, on keskenään oikeus vaihtaa työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tietoja, joilla on vaikutusta henkilön oikeuteen saada työttömyysetuutta.  (Työttömyysturvalaki 11 luku 4a§ sekä 13 luku 1 ja 3 §, Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta.)

Muille viranomaisille asiakastietoja luovutetaan, jos tietojen luovuttamisesta on säädetty laissa tai tietojen luovuttamiseen on asiakkaan suostumus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tietopyynnön tehneen viranomaisen toimivallan laajuudesta. Viranomaisia joilla on oikeus pyytää tietoja asiakkaasta ovat esimerkiksi ETK, KEVA, Maahanmuuttovirasto, poliisi, sosiaaliviranomainen ja ulosottoviranomainen.

Työnvälitystilasto

Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän tietojen pohjalta tuotetaan kuukausittain työ- ja elinkeinoministeriön Työnvälitystilasto.

Tietojen luovuttaminen tutkimustarkoitukseen

KEHA-keskuksen myöntämän tutkimusluvan perusteella tämän henkilörekisterin tietoja voidaan luovuttaa tutkimustarkoituksiin, mm. tilastointia, tieteellistä tutkimusta tai viranomaisten suunnittelutyötä varten. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tutkimuslupahakemuksen liitteenä olevassa tutkimussuunnitelmassa.

Palvelujen käyttäjän oikeudet

Palvelujen käyttäjällä on oikeus mm. saada tieto siitä, mitä tietoja palvelujen käyttäjästä tallennetaan. Palvelujen käyttäjä voitarkistaa TE-palvelujen keräämät tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle.

Oikeus tarkistaa omat tiedot, tietojen oikaisu ja täydennys

TE-palvelut.fi sivuston kautta pääsee TE-palvelujen henkilöasiakkaan Oma asiointi -palveluun, joka on henkilöasiakkaiden verkkopalvelut yhteen kokoava sivusto. Henkilöasiakkaiden verkkopalvelut käyttävät Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmää (URA). Oma asiointi -palvelun kautta voi nähdä omia asiakastietoja.

Palvelujen käyttäjällä on oikeus tarkastaa Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmässä olevat asiakastiedot. Tämän voi tehdä ensisijaisesti Oma asiointi -palvelun kautta. Tarvittaessa voi vaatia mahdollisten virheellisten tietojen korjaamista. Tiedot päivittyvät palveluun noin päivän viiveellä muutoksesta.

Mikäli Oma asiointi -palvelun vaatimaa ns. vahvaa tunnistusta (pankkitunnistus, mobiilivarmenne, varmennekortti) ei ole käytössä, voi tarkastuspyynnön tehdä kirjallisesti lomakkeella. Lisäksi mahdollinen oikaisupyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee myös allekirjoittaa. Kirjallisessa pyynnössä tulee yksilöidä mitä henkilörekisteriä tarkastuspyyntö tai oikaisupyyntö koskee.

Lue lisää tarkastuspyynnön tekemisestä (tietosuoja.fi)

Lue lisää oikaisupyynnön tekemisestä (tietosuoja.fi)

Allekirjoitettu tarkastuspyyntö tai oikaisupyyntö tulee toimittaa siihen TE-toimistoon, jonka asiakkaana on ollut. Useimmiten tämä on asuinalueen TE-toimisto. Lomakkeen voi toimittaa vaihtoehtoisesti postitse tai sähköpostilla TE-toimiston kirjaamoon tai asioimalla TE-toimistossa. Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

TE-toimistojen yhteystiedot

Kirjallisen tarkastuspyynnön saatuaan TE-toimisto toimittaa Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmässä olevat asiakastiedot kirjattuna kirjeenä, joka on noudettavissa lähimmästä Postin palvelupisteestä. Mikäli hakee vastauksen TE-toimiston kirjaamosta, tarkistetaan henkilöllisyys passista, henkilökortista tai ajokortista.

TE-toimisto voi tarjota mahdollisuutta tietojen yhteiseen läpikäyntiin. Mikäli Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmässä ei ole tietoja, siitä saa tiedon postitse. Myös oikaisupyyntöön saa vastauksen postitse. Vastauksen mukana toimitetaan rekisteritiedot oikaistussa muodossa. Jos rekisterinpitäjänä toimiva TE-toimisto kieltäytyy tekemästä vaadittua oikaisua, TE-toimisto antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen.

Tietojärjestelmän tuottamat lokitiedot eivät ole henkilöasiakasrekisterin asiakastietoja. Lokitietoja ei luovuteta kuin viranomaiselle erillisen tietopyynnön perusteella. Tuotettuja lokitietoja käytetään mahdollisten väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi.

Käsittelyn rajoittaminen

Oikeutta henkilötietojen käsittelyn vastustamiseen ei sovelleta viranomaisen lakisääteisten tehtävien hoidon yhteydessä.

Suostumuksen peruutus tietojen käyttöön

Suostumuksen tietojen luovuttamiseen voi pyytää poistamaan siltä taholta, jolle suostumus on annettu.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kanteluntietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. 

Jos tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä TE-toimistossa, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaan tietosuoja.keha@ely-keskus.fi.