Arbets- och näringsförvaltningens kundeservicecenters dataskyddsbeskrivning

25.11.2020

Syftet för beskrivningen är att informera om behandling av personuppgifter enligt EU:s
dataskyddsförordning (EU 2016/679). Beskrivningen uppdateras vid behov.

1. Registeransvarig

Södra Savolax närings-, trafik- och miljöcentral (NTM-centralen)
Arbets- och näringsförvaltningens kundservicecenter
Stefan Strandberg
PB 164, 50101 S:t Michel
Besöksadress: Jääkärinkatu 14, 50100 S:t Michel
Tfn 0295 024 000, kirjaamo.etela-savo@ely-keskus.fi

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Miika Pentikäinen 
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

3. Registrens namn

Följande till kundservicesystemen vid TE-kundservicecentralen (TE-telefontjänster, FöretagsFinlands telefontjänst och rådgivningstjänsten Ekonomihjälpen):

  • samtal
  • chattdiskussioner
  • e-post
  • elektronisk kontaktbegäran
  • register för handledningsutrymme- och kontaktbegäran på tjänsten ohjaustaverkossa.fi

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Dataskyddsförordningens (EU 2016/679) 6 art.

Uppgifterna behövs för att sköta lagenliga uppgifter, för att tillhandahålla service och för kontakter enligt bestämmelserna i följande lagar:

  • Lag om offentlig arbetskrafts- och företagsservice 916/2012
  • Lag om utkomstskydd för arbetslösa 1290/2002
  • Lag om alterneringsledighet 1305/2002
  • Lag om främjande av integration 1386/2010
  • Lag om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte 189/2001
  • Lag om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen 1369/2014
  • EU-förordning om digital ingång, (EU) 2018/1724

Uppgifterna används för att bekräfta ett servicetillfälle vid en reklamation och för att utveckla servicekvaliteten i samband med utbildning av kundservicepersonalen.

5. Registrets datainnehåll och kategorier av personuppgifter

I registret lagras uppgifter som kunden själv har uppgett och som uppkommer i en kundbetjäningssituation, till exempel:

Personkundens uppgifter:

  • Namn och personbeteckning
  • Adressuppgifter, telefonnummer, e-postadress
  • Information om arbetshistoria, arbetssökande och arbetslöshetsförmåner
  • Personliga uppgifter som uppstått i en rådgivnings- eller handledningssituation och som lyfts fram av kunden eller tjänstemannen

Företagsuppgifter:

  • Företagets namn och FO-nummer
  • Adressuppgifter, telefonnummer, e-postadress
  • Orsaker till kontakt
  • Uppgifter i anslutning till företagsverksamhet som uppstått i samband med en rådgivnings- eller handledningssituation och som lyfts fram av kunden eller tjänstemannen.

6. Förvaringstid

Inspelningarna av samtalen lagras sex (6) månader. I kvalitetsfrämjande projekt och vid reklamationsärenden kan enskilda inspelningar sparas en längre tid, dock högst 12 månader.Chattjänstens diskussioner innehåller inte kundens identifikationsuppgifter och diskussionerna förvaras i 180 dagar. Under diskussionen kan kunden själv välja att beställa diskussionshistorien till sin e-post. E-post och elektronisk kontaktbegäran förvaras 180 dagar. Det förda samtalet sparas i kundens egen e-post. De enskilda handledningsutrymmena i tjänsten Ohjaustaverkossa.fi förblir aktiva tills kunden inte har identifierat sig i handledningsutrymmet på tre (3) månader eller stängs av användarorganisationen. Ett handledningsutrymme som stängts kan aktiveras under de följande tre (3) månaderna. Om handledningsutrymmet inte aktiveras under denna tid, arkiveras handledningsutrymmet i fråga i tolv (12) månader och tas samtidigt bort ur handledarens vyer. De arkiverade handledningsutrymmena syns för den identifierade kunden och innehållet i dem kan laddas ner under hela arkiveringen

Information som samlats i telefontjänsten FöretagsFinlands elektroniska servicebegäranden (kundens situation medborgare/företag/annat, kundens placeringsland, orsak till kontakt) lagras i EU-kommissionens datalager i högst tre års tid, varefter de raderas automatiskt.

7. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter fås av kunden själv eller av kundrådgivaren under kundservicesituationen samt TE-administrationens kunddatasystem samt handels-, stitelse- och föreningsregistret.

8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut. I de fall som fastställs i lagen utlämnar Arbetsoch Näringsförvaltningens kundservicecenter kunduppgifter exempel till den som betalar ut arbetslöshetsförmåner och till andra myndigheter.

9. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter lämnas inte ut eller överförs utanför EU eller EES.

10. Principer för skydd av registret

Artikel 32 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679

Datasäkerheten och skyddet av personuppgifter beaktas systematiskt vid all användning och behandling av uppgifter. Alla personuppgifter behandlas på ett sätt som beaktar
datasäkerheten och följer lagen. 

Alla som behandlar personuppgifter undertecknar en tystnadsförbindelse. Endast de personer som behöver uppgifterna i sitt arbete använder registret, i enlighet med sina användarrättigheter.

Den serviceproducent som erbjuder registreringssystemet har tystnadsplikt.

11. Rätt att få åtkomst till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne, dvs. rätt att kontrollera uppgifter som rör
personen själv.

Begäran om granskning ska alltid göras skriftligt och undertecknas. I begäran om granskning ska tidpunkten för kontakten med inspektionen samt kontaktuppgifterna specificeras. Begäran om granskning ska riktas till TE-kundservicecentralen och skickas per post eller e-post till registratorskontoret vid NTM-centralen i Södra Savolax (kontaktuppgifter i punkt 1). Avsändaren av ett e-postmeddelande måste se till att kryptera e-postmeddelandet för att säkra integritetsskyddet.

Kunden får lyssna på inspelningen vid någon av Arbets- och näringsbyrås eller NTM-centrals kontor enligt överenskommelse. Kunden ska vara beredd att bevisa sin identitet.

12. Rätt till rättelse och rätt till radering

Enligt artikel 16 och 17 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade eller raderade.

I begäran om rättelse ska man specificera den felaktiga uppgiften, varför den är felaktig och hur den borde rättas. Begäran kan framställas med en skriftlig begäran till
registratorskontoret. Kontaktinformation finns i punkt 1. I fall begäran görs via e-post ska sändaren av säkerhetsskäl använda skyddad e-post.

Rätten att radera uppgifter gäller inte de personuppgifter som arbets- och näringstjänsterna behöver för att sköta en lagstadgad uppgift.

Kunden ges ett skriftligt intyg över eventuell vägran att korrigera/radera en uppgift, av vilket orsakerna till vägran framgår.

13. Klagomål eller besvär gällande behandling av personuppgifter

Enligt artikel 77 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s dataskyddsförordning.